Vähemmän kaikkia kokouksia

Iltakokouksien suuri määrä tuntuu olevan isännöintialalla ikuisuuskysymys. Viimeksi asiasta kirjoitti hiljattain Kiinteistöliiton organisaatiosta Isännöintiliiton leipiin siirtynyt Kaisa Leiwo, jonka bloggauksen voit käydä lukemassa tästä. Muutama ajatus aiheesta:

Hallituksen näkökulmasta aamukokous tarkoittaa yleensä ansionmenetystä ja iltakokous vapaa-ajan menetystä. Lähtökohtaisesti ihmisten on helpompi tehdä talkootöitä, jos heidän ei tarvitse suoraan maksaa siitä ilosta. Moni siis uhraa mieluummin tunnin vapaa-aikaansa kuin tunnin työaikaansa, jonka joutuu myöhemmin korvaamaan työnantajalleen.

Kuva: taxrebate.co.uk / CC 2.0 BY

Ratkaisuksi aamukokouksien lisäämiseksi isännöintiala on tarjonnut kokoushinnaston porrastamista siten, että illalla kokoontuminen tulee taloyhtiölle kalliimmaksi kuin päivällä kokoontuminen. Itsellänikin on tällainen kokoushinnasto käytössä, tosin siitä syystä että haluan laskuttaa oman iltatyöni käyvästä arvostaan, ei siksi että haluaisin rangaista asiakkaitani "vääristä" kokousajoista. Isännöitsijän kokouspalkkiolla on vain vähäinen vaikutus hallituksen iltakokousintoon, koska yksi hallituksen jäsen (jos ylipäätään on osakas) ei suhteellisesti suurta osaa isännöitsijän kokouspalkkiosta maksa.

Kokoukset ovat kyllä alalla ongelma, mutta eivät vain iltakokoukset sinänsä vaan liiallinen kokousten määrä yleensä. Kaisa Leiwo esittää kirjoituksessaan, että keskimäärin taloyhtiölle on kohtuullista pitää kahdeksan kokousta vuodessa isännöitsijän kanssa. Tuossa luvussa on puolet liikaa. Taloyhtiön on lakisääteisesti pidettävä vain kolme kokousta vuodessa, joista kaksi voidaan yhdistää (yhtiökokous ja hallituksen järjestäytyminen). Yksi-kaksi kokousta näiden lisäksi riittävät hyvin taloyhtiön asioiden hoitoon, kun asiat tehdään suunnitelmallisesti. Enemmän kokouksia tarvitaan vain kun käynnissä on isompia remonttihankkeita.

Kuva: Leticia Chamorro / CC 2.0 BY

Taloyhtiömaailma on työskentelytavoissaan vanhoillinen. Muilla yhteiskunnan aloilla on aikaa sitten huomattu, että kokoukset eivät monesti ole tehokkain tapa hoitaa asioita. Usein ne ovat suorastaan ajan haaskausta. Kokouksia tulisi pitää harvoin ja vain silloin, kun niille on kirkas agenda. Muulloin on parempi käyttää erilaisia viestintävälineitä asioiden valmisteluun. Tässä Isännöintiliitolla voisi olla tärkeä rooli taloyhtiöiden työskentelykulttuurin kehittämisessä pois kokouslähtöisestä ajattelusta tehokkaampaan verkottuneempaan työtapaan.

Kokouspalkkioita rukkaamalla voidaan onnistua siirtämään joitain kokouksia illasta aamuun, mutta se ei poista isännöintialan kokonaisongelmaa eli tehottomuutta, joka johtaa liialliseen työkuormitukseen. Aamut ovat hyvää työaikaa isännöitsijällekin. Jos jatkossa aamut istutaan kokouksissa iltojen sijaan niin silloin työpäivät venyvät iltapäivästä kuten ennenkin, tosin ei enää kokouksissa vaan niiden tehtävien tekemisessä, jotka ennen hoidettiin aamuisin. Kokouksissa pitäisi istua vähemmän kaikkina vuorokaudenaikoina.

Ratkaisu kokousongelmaan on kokousten vähentämisessä ylipäätään ja päätöksenteon sekä ennen kaikkea päätösten valmistelun siirtämisessä entistä enemmän sellaisiin viestintävälineisiin, jotka eivät vaadi fyysistä läsnäoloa.